Grande parte das causas de problemas nas organizações brasileiras deve-se a seus funcionários que trabalham, por exemplo, em turnos diferentes, executando a mesma tarefa de formas diferentes, trazendo variabilidade ao processo. A implementação da padronização busca dois objetivos básicos: obter resultados previsíveis em processos repetitivos e manter o domínio tecnológico da organização.
 Exemplo de Fluxograma |
Muito se fala que a padronização traz consigo a burocratização, mas isso não é verdade. Em um primeiro momento é uma atividade bastante trabalhosa, causando impacto sobre os colaboradores, que registram as melhores práticas de seu trabalho, bem como as melhorias implementadas. A questão da mudança de cultura não é foco deste artigo, mas, desde já, deve-se salientar que é preciso esclarecer a todos que a padronização complementa o mapeamento dos processos críticos, fornecendo detalhes sobre a operacionalização de cada atividade, definindo quem, onde, quando, porque e como. Por fim, os colaboradores devem ser treinados nestes padrões, para que os utilizem em seu dia-a-dia. A implementação da padronização deve ser feita por meio de dois tipos de padrões: sistêmicos (PDG - padrões de diretrizes gerais; PSO - padrões sistêmicos operacionais) e técnicos (PTO - padrões técnicos operacionais, PTQ - padrões técnicos de qualidade). Há ainda os padrões sistêmicos funcionais (PSF), que envolvem os Macrofuxos de Processos. |
Os padrões de sistema são documentos consensados e estabelecidos para assuntos que dizem respeito à organização e suas interfaces. Já os técnicos, são consensados e estabelecidos para assuntos diretamente relacionados à fabricação de um produto ou ao fornecimento de um serviço.
O formulário de cada um dos tipos citados deve trazer a definição da atividade, data de estabelecimento, área/setor de execução, código e número de revisão. Conforme a necessidade, algumas ferramentas são utilizadas:
- Fluxograma: representação gráfica padronizada que permite fácil visualização dos passos de um processo, apresentando seqüência lógica e encadeamento de atividades e decisões, de modo a se obter uma visão integrada do fluxo de um processo técnico, administrativo ou gerencial, permitindo análise crítica para detecção de falhas e de oportunidades de melhoria.
- 5W1H: representa as iniciais das palavras em inglês what (o quê), who (quem), when (quando), where (onde), why (porquê) e how (como). Esta ferramenta busca o fácil entendimento através da definição de responsabilidades, métodos, prazos, objetivos e recursos gerenciais. Idealmente, deve ser utilizado em complemento ao fluxograma.
O QUÊ? |
Comprar Suprimentos. |
QUEM? |
Coordenador de compras. |
ONDE? |
Na administração central. |
QUANDO? |
A cada 10 dias. |
POR QUÊ? |
Para garantir o suprimento de ingredientes necessários para o preparo dos pratos ofertados em cardápio. |
COMO? |
Avaliando relações de custo-benefício ofertadas pelos fornecedores. |
Exemplo de 5W1H.
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